O que é o PEN-SUAP?

O Processo Eletrônico Nacional (PEN) do SUAP é um módulo de gestão documental e processual desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN), que possibilita o suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de documentos e processos eletrônicos.

Por que o IFPI adotou o SUAP como plataforma de Processo Eletrônico Nacional (PEN)?

O IFPI optou pelo sistema PEN-SUAP por compreender que a utilização de um sistema integrado fortalece o processo de gestão, através do aumento da eficiência e da eficácia, além de experiência fluida dos usuários em um único ambiente. O IFPI já utiliza outros módulos do SUAP, por exemplo: no módulo administração, o servidor pode solicitar material de consumo ou efetuar a gestão patrimonial da instituição; no módulo pesquisa, há o cadastro de projetos de pesquisa; no módulo extensão, há o cadastro de projetos de extensão, e outros. Tudo isso e muito mais em um mesmo ambiente. Diante dos ganhos associados a esse processo de gestão integrada, cabe observar que o SUAP é utilizado em 32 instituições.

Como será realizada a gestão de documentos no PEN-SUAP no IFPI?

A partir da implantação do PEN-SUAP a tramitação de documentos e processos ocorrerá de forma eletrônica. Salvo os casos especiais, que impossibilitem a tramitação eletrônica.

Qual a vantagem de usar o PEN-SUAP?

O PEN-SUAP proporcionará a redução do consumo de papel como suporte físico para documentos institucionais, economia em materiais de expediente, mais rapidez na tramitação de documentos, redução de impressão, economia de espaços de armazenamentos de documentos e facilitará a gestão de documentos internos e externos recebidos e produzidos pelo IFPI e os processos eletrônicos, maior produtividade e redução de custos, bem como o compromisso com a responsabilidade ambiental.

Quem é o responsável pela gestão do PEN-SUAP no IFPI?

A Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) foi responsável pela verificação da viabilidade técnica e adequação do PEN-SUAP no âmbito do IFPI. Paralelamente, foi designada pelo Reitor, a Comissão de Implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), para análise de legislações vigentes, definição de configurações de regras de documentos e processos eletrônicos a serem incluídos no sistema, bem como a elaboração de manuais de apoio operacional.

Quais módulos estarão disponíveis no PEN-SUAP?

- Módulo de Documentos Eletrônicos: permite a gestão de documentos na forma eletrônica, visando compartilhamento de informações com mais efetividade e respeito ao meio ambiente;
- Módulo de Processos Eletrônicos: permite o registro e a tramitação de documentos e processos eletrônicos.

Existe alguma Resolução do CONSUP sobre o PEN-SUAP no IFPI?

Sim. Existe a Resolução nº 11, de 3 de junho de 2020.

Qual é a data de início do PEN-SUAP no IFPI?

A data de início do PEN-SUAP ocorrerá em 9 de junho de 2020.

Existe algum Manual do PEN-SUAP no IFPI?

Sim. São 5 (cinco) manuais.

Como posso aprender a usar o PEN-SUAP no IFPI?

Todos os servidores ativos deverão consultar o material disponível e realizar o treinamento na plataforma https://campusonline.ifpi.edu.br/course/index.php?categoryid=107, com início do curso imediato e sem tutoria, para todos os grupos, simultaneamente:

Quem possui acesso aos módulos de documento e processo eletrônico no PEN-SUAP?

Somente servidores técnico-administrativos e docentes possuem acesso aos módulos “Documento Eletrônico” e “Processo Eletrônico” no PEN-SUAP. Os terceirizados e estagiários não estão habilitados para acesso ao sistema.

Quem é o responsável pelo gerenciamento de permissões do setor?

Por padrão, os documentos do setor são gerenciados apenas pelo Chefe responsável, contudo poderá ser autorizada o compartilhamento de documentos para "setores" ou "com pessoas", tendo a função para leitura de documentos e/ou edição (criação) de documentos.

Quantos tipos de perfis posso ter?

Se é um servidor com cargo de chefia, você terá 2 (dois) perfis: de servidor comum e o perfil de responsável pelo setor.
- Se estou assinando um documento por ser Chefe do Setor – tenho que usar o perfil de Chefia. Exemplo: Ofício.
- Se estou encaminhando um documento de interesse pessoal, como servidor – Tenho que usar o perfil de servidor. Exemplo: Documentos para Incentivo à Qualificação.
Se você não tem cargo de chefia, você só terá um perfil.

Todos os documentos serão criados no PEN-SUAP?

O objetivo é que a partir da implantação do PEN-SUAP, os servidores utilizem os modelos de documentos já cadastrados no sistema e possam assiná-los eletronicamente. Exemplo: Ofícios, Portarias, Resoluções, etc.

Importante: os modelos cadastrados no PEN-SUAP seguem a formatação oficial do Manual de Redação da Presidência da República. Caso seja preciso colar alguma informação no corpo do texto, mantenha a formatação da FONTE CARLITO, TAMANHO 12, ALINHAMENTO JUSTIFICADO, COR PRETA. As informações padrão que deverão ser alteradas estão o modelo na cor vermelha. Após a inserção das informações, o usuário deverá alterar para a cor preta.

Contudo, caso o documento precise de assinatura de uma pessoa externa, este documento será criado fora do editor PEN-SUAP, será impresso, assinado e depois digitalizado para inclusão de processo eletrônico como documento externo. Exemplo: Contrato de Obras e outros.

Atenção: Consulte no Manual de Processo Eletrônico a inclusão de documentos internos e externos.

Qual a diferença de documentos internos e documentos externos no PEN-SUAP?

- Documentos Internos: são aqueles produzidos (redigidos) pelo editor do próprio sistema PEN-SUAP;
- Documentos Externos:  são aqueles que não são produzidos pelo editor do sistema SUAP-PEN, ou seja, são aqueles que foram  digitalizados e transformados em um arquivo PDF/A ou ainda nasceu em outro sistema eletrônico.

Como os processos tramitam do PEN-SUAP?

A tramitação será eletrônica como regra e salvo os casos excepcionais, serão por meio físico.

O que acontece com os processos físicos recebidos antes do PEN-SUAP?

Os processos físicos criados antes da data de início de uso do PEN-SUAP, ou seja, 09/06/2020, continuarão a tramitar fisicamente até a sua finalização.

O que acontece com os processos externos encaminhado por outra instituição no formato físicos recebidos após a implantação do PEN-SUAP?

Os processos externos encaminhados por outra instituição no formato físico, serão recebidos pelos setores de protocolo ou setores administrativos definidos pelo Campus ou Reitoria na execução das atividades, e deverão ser digitalizados e inseridos no PEN-SUAP, onde receberão uma nova numeração por meio do processo eletrônico para tramitação no âmbito do IFPI.

O que acontece com os processos externos encaminhado por outra instituição no formato digital recebidos após a implantação do PEN-SUAP?

O IFPI já está em fase de homologação para tramitação de processos eletrônicos através do Barramento de Serviços no PEN, desenvolvido pelo Ministério da Economia. Após essa homologação, o trâmite de processos entre os órgãos que utilizam o barramento ocorrerá de forma eletrônica. Enquanto essa homologação não finalizar, os processos encaminhados por outra instituição no formato digital serão recebidos pelos setores de protocolo ou setores administrativos definidos pelo Campus ou Reitoria na execução das atividades e inseridos no PEN-SUAP, onde receberão uma nova numeração por meio do processo eletrônico para tramitação no âmbito do IFPI.

Como faço para encaminhar cópia de processo eletrônico para outras instituições?

Por enquanto, para encaminhar processos eletrônicos para outras Instituições, realiza-se o download do processo inteiro em formato PDF/A no PEN-SUAP e envia-se por e-mail institucional e/ou devolução de processo na forma física, com a inclusão de páginas ao processo físico, até que o Barramento de Serviços do PEN seja homologado para o IFPI.

Como proceder se o PEN-SUAP está indisponível?

Primeiro passo: entrar em contato com a DTI para reportar o problema.
Segundo passo:
- Situação 1: No caso de solicitações externas
Nos casos em que houver impossibilidade de se autuar um recurso, impugnação ou similar, por motivos técnicos internos do IFPI, como paralisação do Sistema Unificado de Administração Pública - SUAP ou falta de energia elétrica, o Protocolo receberá o documento com carimbo, assinatura, data e hora. Em seguida, o documento será transformado em processo com a devida justificativa.
- Situação 2: No caso de servidores com login no PEN-SUAP
Caso ocorra indisponibilidade técnica para produção de documentos eletrônicos ou processos eletrônicos no âmbito do SUAP e em caso de urgência, os documentos poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente. Contudo, os documentos deverão ser digitalizados e inseridos no respectivo processo eletrônico quando for restabelecida a disponibilidade do sistema, juntamente com o registro da data e hora da indisponibilidade técnica.

Quais são os principais normativos sobre o PEN?

Normativo	Descrição	Fonte
Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020	Código de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-Meio, com prazos de guarda de destinação de documentos.
Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015	Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015	Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013	Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.
Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012, do Conselho Nacional de Arquivos	Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.
Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012	Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011	Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do §3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
Portaria n° 92, de 23 de setembro de 2011	Código de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividade-fim das Instituições Federais de Ensino Superior.